Een mobiel, tablet of laptop aan je werknemers verstrekken
Geplaatst op: 02-11-2016, 15:30:48
Tegenwoordig is het heel gebruikelijk dat werknemers (af en toe) vanuit huis werken. Soms is het ook belangrijk dat werknemers onderweg of bij klanten bereikbaar zijn. Je zou er dan over na kunnen denken je werknemers een tablet, mobiel of laptop te geven. Hierbij is het echter wel belangrijk je aan een aantal regels te houden. Voldoe je aan deze regels, dan is de terbeschikkingstelling belastingvrij. Daarnaast is het verstandig een gebruikersovereenkomst op te stellen, jij blijft namelijk de eigenaar van de laptop of mobiele telefoon. Onderstaand leggen wij uit hoe je belastingvrij elektronische middelen ter beschikking kunt stellen.
Voor 2015
Tot 2015 was het zo dat je een duidelijk onderscheid moest maken tussen zakelijk en privégebruik indien je een telefoon ter beschikking wilde stellen. Daarbij moest de telefoon voor minimaal 10 procent zakelijk gebruikt worden en mochten je werknemers de telefoon niet mee naar huis nemen. Voor computers, tablets en andere elektronische middelen was het zelfs zo dat deze voor meer dan 90 procent zakelijk gebruikt moesten worden. Dit bracht veel administratieve rompslomp met zich mee.
Vanaf 2015, de werkkostenregeling
Gelukkig is vanaf 2015, met invoering van de werkkostenregeling, een verandering gekomen in de regels omtrent het ter beschikking stellen van elektronische middelen. Vanaf 2015 mag je de kosten voor de aanschaf, het gebruik en de abonnementskosten belastingvrij ter beschikking stellen indien aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan. Er hoeft dus geen splitsing meer gemaakt te worden in het zakelijk en privégebruik. Daarnaast mogen je werknemers de ter beschikking gestelde telefoon, tablet, notebook of laptop mee naar huis nemen. Aangezien tegenwoordig steeds meer wordt gewerkt vanuit huis, is dit een grote verbetering ten opzichte van twee jaar geleden.
Noodzakelijkheidscriterium
Zoals gezegd mag je elektronische middelen zoals een mobiel, tablet of laptop dus belastingvrij ter beschikking stellen indien aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan. Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat de terbeschikkingstelling van bijvoorbeeld de laptop noodzakelijk moet zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De mate van gebruik is dan niet meer van belang. Daarnaast moet je als werkgever de kosten betalen en mag je deze niet doorberekenen aan je werknemers. Als je aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, is de laptop, telefoon of tablet gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling. Dit houdt in dat je het loonbestanddeel wel moet aanwijzen als eindheffingsloon, maar dat het niet meetelt voor je vrije ruimte.
Einde dienstbetrekking of functiewijziging
De belastingvrije terbeschikkingstelling kan alleen wanneer het middel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Als de werknemer uit dienst gaat, of van functie verandert waardoor niet meer aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan, moet de werknemer de telefoon of laptop dus terug geven. Spreek je af dat de werknemer de telefoon of laptop mag houden, dan moet de werknemer je de restwaarde betalen die de telefoon nog heeft. Je kunt ervoor kiezen dit niet te doen, maar dan zal vanaf dat moment de telefoon of laptop als normaal loonbestanddeel gelden en moet er dus belasting over worden betaald. Hierbij kun je er natuurlijk wel voor kiezen de telefoon of laptop aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, mits de vrije ruimte dit nog toelaat.
Bewijslast Belastingdienst
Als de Belastingdienst twijfelt aan de noodzakelijkheid van de laptop of telefoon, ligt de bewijslast bij de Belastingdienst. Dit is natuurlijk een aanzienlijk voordeel. Pas echter wel op dat je het niet te gek maakt, als je een telefoon, een laptop en een tablet ter beschikking stelt kan de Belastingdienst wel eens om uitleg vragen.
Btw verrekenen
Als je tablets of telefoons koopt voor je werknemers, kun je in veel gevallen de omzetbelasting verrekenen. Dit kan echter alleen als je deze goederen op eigen naam koopt (of op naam van je onderneming). Staan de facturen op naam van de werknemer, dan kan de omzetbelasting dus niet verrekend worden. Dit geldt ook voor de abonnementskosten.
Eigen bijdrage
Het is ook mogelijk dat je werknemer een duurder of uitgebreider model wil hebben dan noodzakelijk is voor zijn of haar dienstbetrekking. Dit duurdere model mag je dan toch ter beschikking stellen, mits je de werknemer een eigen bijdrage voor het bovenmatige deel laat betalen.
Bron: www.rendement.nl van 31 oktober 2016